Formatierung

Kurzbeschreibung

Die Formatierung bestimmt das Erscheinungsbild eines Dokuments.

Sie legt fest, wie Inhalte dargestellt werden, ohne den eigentlichen Inhalt selbst zu verändern.

Einordnung

Bereich: Formatierung

Schwierigkeitsgrad: ⭐⭐☆☆☆

Vorkenntnisse: Grundlagen der Dokumentstruktur

Inhalt und Darstellung

Beim Erstellen einer Dokumentvorlage sollten Inhalt und Darstellung immer getrennt betrachtet werden.

Der Inhalt beantwortet die Frage:

Was soll ausgegeben werden?

Die Formatierung beantwortet die Frage:

Wie soll dieser Inhalt aussehen?

Beispielsweise:

Inhalt

↓

Max Mustermann

Die Formatierung bestimmt anschließend beispielsweise:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Farbe
• Fett oder Kursiv
• Ausrichtung
• Einzüge
• Abstände
• Rahmen

Dadurch kann derselbe Inhalt unterschiedlich dargestellt werden, ohne dass sich sein eigentlicher Wert verändert.

Die vier Ebenen der Formatierung

Die Formatierung eines Textes entsteht aus mehreren Ebenen.

Formatvorlage

        │

        ▼

BlockProperties

        │

        ▼

TextProperties

        │

        ▼

direkte Eigenschaften

        │

        ▼

Darstellung im Dokument

Jede Ebene kann Eigenschaften ergänzen oder überschreiben.

Je näher eine Einstellung am eigentlichen Text liegt, desto höher ist ihre Priorität.

Ebene 1 – Formatvorlagen

Formatvorlagen bilden die Grundlage einer einheitlichen Dokumentgestaltung.

Sie definieren beispielsweise:

• Standardschrift
• Standardgröße
• Farben
• Abstände
• Überschriften
• Fließtext

Eine Änderung an der Formatvorlage wirkt sich auf alle Elemente aus, die diese Vorlage verwenden.

Ebene 2 – BlockProperties

Die <BlockProperties> beschreiben Eigenschaften eines gesamten Blocks.

Typische Einstellungen sind:

• Ausrichtung
• Einzüge
• Absatzabstände
• Rahmen
• Positionierung
• Hintergrund

Alle Inhalte innerhalb dieses Blocks übernehmen diese Eigenschaften.

Ebene 3 – TextProperties

<TextProperties> wirken ausschließlich auf den betreffenden Text.

Hier werden beispielsweise geändert:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Farbe
• Fett
• Kursiv
• Unterstreichung

Dadurch lassen sich einzelne Wörter oder Textbereiche gezielt hervorheben.

Ebene 4 – Direkte Eigenschaften

Einzelne Eigenschaften können unmittelbar am jeweiligen Textelement definiert werden.

Diese überschreiben gegebenenfalls vorherige Einstellungen.

Dadurch lassen sich einzelne Besonderheiten gezielt hervorheben.

Wer gewinnt?

Treffen mehrere Einstellungen aufeinander, gilt grundsätzlich:

Je näher die Einstellung am eigentlichen Text liegt, desto höher ist ihre Priorität.

Beispiel:

Formatvorlage

↓

Arial

↓

TextProperties

↓

Calibri

↓

Ausgabe

↓

Calibri

Die Einstellung innerhalb der TextProperties überschreibt die Formatvorlage.

Welche Ebene verwende ich?

Typische Fehler

Zu viele lokale Änderungen

Werden viele Eigenschaften direkt am Text geändert, verliert die Dokumentvorlage schnell ihre Einheitlichkeit.

Nutzen Sie stattdessen möglichst Formatvorlagen.

Formatvorlagen umgehen

Werden immer wieder dieselben Eigenschaften lokal gesetzt, sollte geprüft werden, ob stattdessen eine geeignete Formatvorlage erstellt werden sollte.

Falsche Ebene verwenden

Nicht jede Änderung gehört in dieselbe Ebene.

Absatzabstände gehören beispielsweise in die BlockProperties, nicht in die TextProperties.

Best Practices

• Formatvorlagen als Grundlage verwenden.
• Lokale Änderungen sparsam einsetzen.
• Wiederkehrende Gestaltungen über Formatvorlagen lösen.
• Absatz- und Texteigenschaften getrennt betrachten.
• Änderungen möglichst auf der höchstmöglichen Ebene vornehmen.

Developer-Tipp

Fragen Sie sich bei jeder Formatierungsänderung:

Soll nur dieser Text anders aussehen oder alle vergleichbaren Texte?

Die Antwort entscheidet häufig bereits darüber, auf welcher Ebene die Änderung vorgenommen werden sollte.

Von hier aus

Nachdem die grundsätzlichen Zusammenhänge bekannt sind, können die einzelnen Bereiche der Formatierung im Detail betrachtet werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Formatvorlagen
• BlockProperties
• TextProperties
• Schriftarten
• Farben
• Rahmen und Schattierungen

Diese Artikel bauen auf den hier beschriebenen Grundlagen auf.