Zweck

Die Funktion Konvertieren dient der automatisierten Erstellung oder Aktualisierung mehrerer Dokumentvorlagen aus vorhandenen Quelldokumenten.

Im Gegensatz zur Funktion Dokument erzeugen aus dem Menü Öffnen werden hierbei nicht einzelne Dokumente, sondern komplette Verzeichnisse verarbeitet. Die ausgewählten Dokumente werden in die intracon-XML-Struktur konvertiert und entsprechend der gewählten Verarbeitungsoption als Dokumentvorlagen im System angelegt oder aktualisiert.

Unterstützte Dateiformate

Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

• Microsoft Word (.doc, .docx, .dot, .dotx)
• PDF (.pdf)

Verarbeitungsoptionen

Für die Konvertierung stehen drei verschiedene Verarbeitungsmodi zur Verfügung.

Nur neue hinzufügen

Es werden ausschließlich Dokumente importiert, die im intracon:bk-System noch nicht vorhanden sind.

Zur Ermittlung vorhandener Dokumentvorlagen wird der Dateiname (ohne Dateiendung) mit dem Namen der vorhandenen Dokumentvorlage verglichen.

Bereits vorhandene Dokumentvorlagen bleiben unverändert.

Nicht freigegebene aktualisieren

Es werden ausschließlich Dokumentvorlagen aktualisiert, die bereits im System vorhanden, jedoch noch nicht freigegeben wurden.

Nicht freigegebene Dokumentvorlagen befinden sich typischerweise in der Entwicklungs- oder Migrationsphase und werden bei der Dokumenterzeugung noch nicht produktiv verwendet. Dadurch eignet sich dieser Modus insbesondere für schrittweise Migrationen oder Testphasen.

Vor dem Überschreiben einer Dokumentvorlage wird automatisch eine Sicherung im Template-Archiv erstellt.

Alles aktualisieren

Es werden sämtliche Dokumente des ausgewählten Verzeichnisses verarbeitet.

Bereits vorhandene Dokumentvorlagen werden aktualisiert. Existiert eine Dokumentvorlage noch nicht, wird sie neu angelegt.

Vorsicht

Diese Funktion kann produktive Dokumentvorlagen überschreiben und sollte daher ausschließlich mit besonderer Sorgfalt verwendet werden.

Vor dem Überschreiben einer Dokumentvorlage wird automatisch eine Sicherung im Template-Archiv erstellt.

Verwendung

Nach Auswahl der Funktion wird ein Verzeichnis ausgewählt, das die zu importierenden Dokumente enthält.

Anschließend werden alle unterstützten Dokumente entsprechend der gewählten Verarbeitungsoption verarbeitet, in die intracon-XML-Struktur konvertiert und als Dokumentvorlagen im System angelegt oder aktualisiert.

Hinweis

Bei der Konvertierung von PDF-Dokumenten hängt die Qualität des Ergebnisses maßgeblich vom Aufbau des Ausgangsdokuments ab.

Enthält das PDF überwiegend Textinformationen, können diese häufig in eine editierbare XML-Struktur übernommen werden. Besteht das Dokument hingegen aus gescannten Seiten oder eingebetteten Bildern, werden diese in der Regel als Grafiken übernommen. Eine nachträgliche Bearbeitung des Dokumentinhalts innerhalb des Developers ist in diesem Fall nur eingeschränkt oder gar nicht möglich.

Der Developer führt bei der PDF-Konvertierung keine automatische Texterkennung (OCR) durch.

Soll ein PDF nach der Konvertierung weiterbearbeitet werden, empfiehlt es sich, das Dokument vorab mit einer geeigneten Konvertierungssoftware in ein Microsoft-Word-Dokument (.doc oder .docx) umzuwandeln und anschließend dieses Dokument zu importieren.

Technischer Hinweis

Der Abgleich zwischen Quelldateien und vorhandenen Dokumentvorlagen erfolgt anhand des Dateinamens ohne Dateiendung.

Beim Aktualisieren bestehender Dokumentvorlagen werden vorhandene Inhalte ersetzt. Abhängig vom gewählten Verarbeitungsmodus werden vor dem Überschreiben automatisch Sicherungen im Template-Archiv abgelegt.