Das Subsystem Aktenauswahl (Archiv) übernimmt im Kontext der Auswahl und Zuordnung der jeweiligen Akte gemäß Aktenplan des Archivsystems die Funktion der Zuordnung des aus den Auftragsdaten stammenden Ordnungsbegriffs zur passenden Akte.
Die Auswahl erfolgt dabei sowohl über maschinell ermittelte Vorschläge als auch durch manuelle Auswahl im jeweiligen Nutzungskontext.

• Bereitstellung zusätzlicher aktenbezogener Metadaten
• Diese erweitern die bereits auftragsbezogen bereitgestellten Metadaten

• Steuerung der Aktenauswahl
• Auslösung von Prozessen zur Suche und Auswahl von Archivakten zur Verwendung im aktuellen Auftrag

Es kann, innerhalb eines Systems ein Aktenauswahl (Archiv)-Subsysteme konfigurieren werden.

Feste Konfigurationsparameter

Feld	Beschreibung
Typ	Auswahl des Subsystem-Typs. Für dieses Subsystem ist der Typ Aktenauswahl (Archiv) fest vorgegeben.
EndpointName	Eindeutige technische Bezeichnung des Prozesses (Endpoint), der für die Durchführung der Aktensuche und Bereitstellung der Treffer aufgerufen wird. Der Endpoint definiert die konkrete Integrationslogik (z. B. Anbindung eines Archivsystems).
Aktivierungs-Bedingung	Definiert eine logische Bedingung, die bestimmt, ob der konfigurierte Auswahlprozess ausgeführt wird. Die Bedingung kann auf alle im Prozesskontext verfügbaren Metadaten zugreifen. Die Syntax wird im Bereich Verbundene Systeme separat beschrieben.

Erweiterte Konfiguration

Zusätzlich zu den festen Parametern kann das Subsystem über folgende Mechanismen erweitert werden:

• Konfigurations-Templates

Konfigurations-Templates

Über Konfigurations-Templates können zusätzliche, frei definierbare Felder bereitgestellt werden.

Diese Felder:

• stehen im Kontext des jeweiligen verbundenen Systems zur Verfügung
• können für die Steuerung der Auswahl-Logik oder zur Übergabe zusätzlicher Metadaten genutzt werden

Technischer Hinweis

Der konfigurierte EndpointName wird im Dokumentenstarter manuell aufgerufen, um Suchanfragen an das Archivsystem auszuführen und passende Akten zur Auswahl bereitzustellen.
Der konfigurierte EndpointName verarbeitet die ausgewählte Akte und ordnet diese dem aktuellen Auftrag zur weiteren Verwendung zu.

Die eigentliche Auswahl und Zuordnung erfolgt im weiteren Prozessverlauf, ohne dass die Originaldaten im Archiv verändert werden.